Når hverdagen ruller i en kommune, daginstitution eller skole, skal indkøb bare virke. Ingen kort, ingen forskudte refusioner, ingen manuelle bilag. Med EAN-faktura kan I købe det, I har brug for, og få regningen sendt direkte ind i økonomisystemet. Hos Babadut.dk har vi skåret processen til, så den føles lige så enkel som at handle privat. Forskellen er blot, at betalingen kører via jeres EAN.

Det betyder, at I kan fokusere på det vigtige: børn, trivsel og pædagogiske aktiviteter. Resten håndterer vi.

Hvad er EAN, og hvorfor er det smart for institutioner?

EAN er et 13-cifret nummer, der identificerer jeres institution i det offentlige e-faktura-netværk. Nogle kalder det GLN, men i praksis handler det om det samme: en sikker, standardiseret måde at modtage elektroniske fakturaer på, så de lander rigtigt første gang.

For jer betyder det mindre papirarbejde og strømlinet godkendelsesflow. I slipper for kreditkort og kan købe ind på almindelige vilkår, mens økonomiafdelingen modtager og bogfører fakturaen i de kendte systemer.

Hos Babadut.dk betyder det, at I lægger i kurv som normalt, vælger EAN som betalingsmetode ved kassen og indtaster jeres 13-cifrede EAN-nummer. Herfra håndterer vi afsendelse og e-fakturering, så regningen rammer jeres EAN uden omveje.

Fra kurv til e-faktura: sådan fungerer det i praksis

Alt starter i webshoppen. Vælg de varer, I skal bruge, gå til kassen, og vælg betaling via faktura/EAN. I stedet for kortoplysninger taster I jeres EAN, kontaktperson og de leveringsdetaljer, der passer jer. Bestiller I på en hverdag inden kl. 13, sender vi samme dag. Levering sker med GLS til jeres adresse.

Vores udgangspunkt er, at det ikke må være mere bøvlet at handle institutionelt end privat. Derfor er checkout den samme kendte proces, og e-fakturaen triller afsted elektronisk, når vi har afsendt varerne. Betalingsfristen følger vores normale vilkår.

For at gøre det ekstra let har vi samlet de typiske felter og eksempler her:

Sådan fungerer vores bestillingsproces**:** Trin-for-trin uden omveje

Trin 1: Opret en konto eller handl som gæst. En konto gør det nemt at genbestille, dele indkøb i teamet og gemme leveringssteder.

Trin 2: Vælg varer. Kig i vores kategori til institutioner for trafikveste, navnemærkede tasker, opbevaringsløsninger, kreative materialer og praktiske hverdagsting.

Trin 3: Gå til kassen og vælg betaling med faktura/EAN. Det er her, I indtaster jeres 13-cifrede EAN og eventuel reference.

Trin 4: Udfyld leveringsoplysninger. Skal pakken til kontoret, stuen eller et centrallager? Skriv det tydeligt, så GLS rammer rigtigt.

Trin 5: Bekræft ordren. I modtager straks en ordrebekræftelse på mail. Bestiller I inden kl. 13 på en hverdag, afsender vi samme dag.

Trin 6: Modtag varerne. Den elektroniske faktura sendes til jeres EAN, når vi har ekspederet ordren. Økonomisystemet modtager den automatisk.

Trin 7: Har I særlige ønsker, logo eller navnetryk, så skriv til os på info@babadut.dk. Som en del af vores service, hjælper vi gerne med tilbud og korrekt opsætning.

Efter første ordre kører det endnu hurtigere. Mange institutioner gemmer EAN og reference i kontoen, så indkøb kan klares på få minutter.

Forsendelse og fakturering kort fortalt

Inden du går videre, kan du bruge denne lille huskeliste.

• Afsendelse samme hverdag ved bestilling inden kl. 13 (med mindre andet er angivet eller aftalt)
• GLS til firmaadresse.
• E-faktura sendes digitalt til EAN efter afsendelse
• Betalingsfrist følger vores normale vilkår.

Fordele ved at handle institutionelt hos Babadut.dk

Vi er en dansk webshop med base i Frederikshavn og et sortiment kurateret til børn og familier. For institutioner betyder det solide kvalitetsvarer, der holder til hverdagen. I finder alt fra Hama-perler og badelegetøj til trafikveste, reflekser, opbevaring til stuerne, sengetøj til lege- og hvilerum, madkasser og drikkedunke, kreativsæt, festartikler og meget mere.

Mange efterspørger tryk med navn eller logo. Det klarer vi ved større ordrer og hjælper gerne med at vælge produkter, der egner sig til print, så resultatet bliver flot og slidstærkt. Vi tilbyder også personlige produkter med navn, hvis I vil mærke udstyr til stuer eller klasser.

Kundeservice er tæt på. Vi svarer hurtigt på mail og telefon, og vi rådgiver gerne om alt fra mængder, leveringstid og sæsonvare til vedligehold og sikkerhed. Kort sagt: Ét kontaktpunkt, der kender jeres behov.

Efter en kort introduktion til jeres EAN og interne krav til reference kan vi gøre de næste bestillinger endnu mere smidige, uanset om I bestiller til en enkelt stue eller til hele forvaltningen.

Efter denne beskrivelse kan det være rart med en kondenseret oversigt over gevinsterne.

• EAN-fakturering: Standardiseret e-faktura direkte til jeres økonomisystem
• Hurtig ekspedition: Ordre før kl. 13 sendes samme hverdag
• Firmalevering: GLS til firmaadresse.
• Personlig hjælp: Direkte kontakt til et lille, erfarent team
• Tilpasning: Logo- og navnetryk på aftale

Små cases fra virkeligheden

En børnehave bestiller 40 trafikveste med tryk. De vælger EAN-faktura i kassen, skriver stuenavn som reference og noterer levering til garderoben. Veste leveres med logo, fakturaen lander automatisk i kommunens system, og turene kan begynde.

En skole opdaterer madpakkeløsninger med robuste drikkedunke og navnemærker til 3. årgang. Indkøbsansvarlig bestiller inden kl. 13, vælger levering til kontoret og angiver klassetrin som reference. Varer afsendes samme dag, og økonomi godkender e-fakturaen uden ekstra trin.

Hvad hvis I har særlige krav?

Nogle forvaltninger ønsker bestemte felter udfyldt, eller en fast tekst i referencefeltet. Det kan vi tilpasse. Skriv til os, så gennemgår vi kravene sammen og sikrer, at fakturaen godkendes første gang. Har I behov for at få EAN knyttet til en bestemt brugerprofil, gør vi det også, så alt er klar til fremtidige indkøb.

Ved større bestillinger kan vi oprette uforpligtende tilbud, som I kan få godkendt internt, inden ordren udløses i shoppen. Det giver ro på, når flere skal sige ja.

Ofte stillede spørgsmål om EAN-fakturering

Hvordan indtaster jeg EAN? I kassen vælger du betaling via faktura/EAN og taster det 13-cifrede nummer. Der er felt til reference, hvis jeres kommune kræver det.

Hvornår sender I fakturaen? Når ordren er afsendt. Fakturaen går automatisk ind i jeres e-fakturaflow via EAN.

Kan vi få levering til flere adresser? Ja. Vælg leveringssted i kassen. Skal I splitte en stor ordre, hjælper vi gerne med at planlægge det.

Tilbyder I mængderabat? Kontakt os ved større mængder eller tilbagevendende indkøb. Vi vurderer hver sag og giver et klart svar.

Hvordan sikrer jeg hurtig godkendelse i økonomi? Brug korrekt EAN, skriv den reference jeres system forventer, og hold institutionens officielle navn konsekvent.

Produkter, der gør hverdagen let i institutioner

Trygge aktiviteter kræver udstyr, der tåler mange små hænder. I sortimentet finder I bade- og svømmeudstyr til svømmeskoler og udflugter, lamper og interiør til rolige hjørner, opbevaring, beklædning og accessories, og et stort udvalg af kreativt legetøj til værksteder og værkstedsvogne. Materialer som perler, papir, klippe- og klistergrej er oplagte til både finmotorik og samarbejde.

Derudover er navneprodukter populære i hverdagen. Et tydeligt navn forlænger levetiden på udstyr, minimerer bortkomst og giver børnene ejerskab. Vi hjælper gerne med at udpege løsninger, der holder til vask, vejr og flittig brug.

Få mest ud af jeres EAN-indkøb

Når processerne spiller, frigiver I tid. Her er en håndfuld hurtige greb, vi ofte ser virker:

• Gem referenceformat: Aftal internt en fast opsætning, fx “Stue/klasse + måned/år”
• Samle indkøb: Planlæg månedlige bestillinger for at nå fri fragt og spare tid
• Favoritter i kontoen: Gem de varer, I ofte køber, så resten er to klik væk
• Tidlig bestilling: Bestil sæsonvarer i god tid, især til sommer og skolestart
• Kontakt ved volumen: Skriv eller ring, hvis I overvejer større mængder eller særtryk

Klar til at handle med EAN?

Hvis I er nye hos os, kan I gå i gang med det samme. Læg i kurv, vælg faktura/EAN-faktura og indtast jeres nummer. Ønsker I at få registreret oplysninger på en konto, hjælper vi naturligvis. Vores kundeteam sidder klar i Frederikshavn, og I får svar hurtigt.

Ring på 51 88 00 17 eller skriv til info@babadut.dk. Vi hjælper gerne med alt fra det første indkøb til et komplet oplæg med logo, mængder og levering til flere adresser.